改正電子帳簿保存法令が令和2年10月1日から施行！ 改正のポイント

改正のポイントを説明する前提として、そもそも電子帳簿保存法令とはどのような法令なのでしょうか。以下では、電子帳簿保存法令とは何か、電子帳簿保存法令でどのようなことができるかなどを説明します。

1. （1）電子帳簿保存法令とはどのような法令か

   国税関係法令では、国税関係書類の保存年数や保存形態について規定していますが、原則として紙媒体での保存が義務付けられています。
   しかし、紙媒体での帳簿の保存は、コストがかかり、必要な情報をすぐに取り出せないなどのデメリットがありました。このような不都合性を解消し、社会全体の情報化をすすめるために制定された法令が、電子帳簿保存法令です。
   電子帳簿保存法令は、法令の要件を満たした場合に、国税関係帳簿書類を、紙媒体での保存等に代えて、電磁的記録等により保存等することを認めたものです。また、電子帳簿保存法令は、電子取引を行った場合に、その取引情報を電磁的記録等もしくは書面により保存することを義務付けており、令和2年10月の電子帳簿保存法令の改正は、この点についてのものです。

2. （2）どのような方法でどのような書類について保存等することができるのか

   電子帳簿保存法令で紙媒体での保存等に代えて保存することが認められている方法は、以下の方法です。
   
   ①電磁的記録またはCOMによる保存等
   自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿および自己が一貫して電子計算機を使用して作成する国税関係書類の全部または一部を、電磁的記録（ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ等の記録媒体上に、情報として使用し得るものとして、情報が記録・保存された状態にあるもの）またはCOMによって保存等する方法です（法4条1項および2項ならびに法5条1項および2項）。
   国税関係帳簿とは、国税に関する法律の規定により備え付けおよび保存をしなければならないこととされている帳簿（輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律第16条第11項に規定する帳簿を除く。）です（法2条2号）。
   具体的には、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳および仕入帳等です。
   国税関係書類とは、国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類です（法2条2号）。具体的には、棚卸表、貸借対照表および損益計算書等や契約書、請求書、領収書、見積書および注文書等のことです。
   
   ②スキャナによる保存等
   取引の相手先から受け取った請求書等および自己が作成したこれらの写し等の国税関係書類（決算関係書類を除きます。平成27年9月30日前に行われた承認申請については、契約書・領収書の一部も除かれます。）について、書面による保存に代えて、スキャン文書による保存が認められる制度です（法4条3項）。

3. （3）電磁的記録等による保存等をするためには申請や一定の保存要件等を満たすことが必要

   ①税務署への申請手続き
   国税関係帳簿書類について、紙媒体での保存等に代え、電磁的記録等による保存等またはスキャナによる保存をするためには、法定の期限までに、所轄税務署長等宛てに承認申請書と添付書類を提出する必要があります。その上で、税務署長等の承認を得る必要があります。
   
   ②一定の保存要件等を満たすこと
   また、国税関係帳簿書類について、紙媒体での保存等に代え、電子的記録等による保存等またはスキャナによる保存等をするためには、電子帳簿保存法令が定める要件を満たす必要があります。
   具体的には、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。保存方法や保存する書類の種類等で保存要件等は異なります。

4. （4）電子取引を行った場合の電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務について

   所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます）および法人税の保存義務者が取引情報（注文書、領収書等に通常記載される事項） を電磁的方式により授受する取引（電子取引）を行った場合には、その取引情報を電磁的記録またはCOMもしくは書面により保存しなければならないという制度です（法10条）。保存方法は、法令上の要件に従う必要があります。
   
   なお、電子取引を開始する場合には、税務署に対して申請書を提出する必要はありません。

改正電子帳簿保存法令が令和2年10月1日に施行されました。以下では、令和2年10月の法令改正のポイントについて説明します。

電子取引の取引情報を電磁的記録により保存する場合、これまでは、電子的に受領した請求書等に受領者側にてタイムスタンプを付与する方法または改ざん防止等のための事務処理規定を作成して運用する方法をとることが求められていましたが、新たに2つの保存方法が認められるようになりました。

1. （1）タイムスタンプの付与が一部不要になった

   改正前の電子帳簿保存法では、電子取引を行ったときには、電磁的記録の発行者側においてタイムスタンプを付与していたとしても、受領者側で改めてタイムスタンプを付与しなければなりませんでした（規則8条2号）。
   
   しかし、今回の改正によって、電磁的記録の発行者側においてタイムスタンプを付与していれば、受領者側で改めてタイムスタンプを付与することは不要となりました（規則8条1号）。
   
   これにより、電子取引を行った場合の取引情報の電磁的記録による保存がよりしやすくなりました。

2. （2）受領者が電磁的記録の内容を改変できないシステムの利用が認められた

   電磁的記録について訂正または削除を行った事実および内容を確認することができるシステムまたは訂正または削除を行うことができないシステムにおいて、その電磁的記録の授受および保存を行う方法が新たに認められることになりました（規則8条3号）。

電子帳簿保存法の適用を考えている経営者の方には、弁護士に相談するとともに、今後のトラブルの予防と対策のために顧問弁護士の検討をおすすめします。

電子書類や帳簿関連法務を推進していくためには、法律の正確な知識が必要になることは間違いありません。会社の法務担当だけでは手続きに不安が残ることもあるでしょう。また、これらの手続きをすすめるためには、税法上の正確な理解も必要になります。

ベリーベスト法律事務所では、弁護士だけでなく税理士も所属しています。法律面からのサポートだけでなく、税務面からのサポートも可能で、ワンストップで対応することができるなどのメリットがあります。

顧問弁護士を依頼することにより、トラブル対応だけでなく、未然にトラブルを防ぐことも可能になりますので、一度検討してみるとよいでしょう。

令和2年10月の電子帳簿保存法令改正により、電子データの保存要件が緩和されるなど、電子帳簿保存制度はより利用しやすい制度になりました。導入手続きが多少煩雑ではあるものの、うまく導入することができれば、経理業務が効率化され、コスト削減などの多くのメリットがある制度となっています。

電子帳簿保存法令の適用を受けるためには、法令の正確な理解が必要になります。電子帳簿保存法令の適用を考えている経営者の方は、ベリーベスト法律事務所 大宮オフィスまでお気軽にご相談ください。